GUIDE
住民相談の記録・管理術
住民相談は議員の仕事の中心なのに、多くの議員がメモ帳・LINE・記憶に分散させたまま管理しています。 相談を「受けっぱなし」にせず、信頼と政策とに変えるための実務をまとめました。
「対応漏れ」は能力の問題ではなく、仕組みの問題
相談対応への不満で最も多いのは「その後どうなったか連絡がない」です。 議員側に悪気はなく、忙しさの中で記録がないものは存在しないのと同じになるだけ。 逆に言えば、記録と進捗管理の仕組みさえあれば、対応の質は劇的に変わります。 秘書のいる国会議員と違い、地方議員はこれを自分で仕組み化するしかありません。
記録すべき5項目
誰から（相談者）
氏名と連絡手段。後日の経過報告に必須です。報告がない議員は「聞くだけ」と評価され、次の相談が来なくなります。
何を（内容と分野）
道路・子育て・福祉・防災などの分野タグを付けておくと、後で「この分野の相談が多い」という質問・政策の根拠になります。
いつ（受付日と経過）
受付日を記録しないと「放置している案件」が見えません。対応のたびに日付とメモを追記します。
どこへ（担当課・連携先）
どの課に繋いだか、誰に確認中かを記録します。行政側との「言った言わない」を防ぎます。
どうなったか（結果と報告）
解決・未解決に関わらず、相談者への報告で必ずクローズします。結果より「報告が来たこと」が信頼になります。
1件の相談を3回活かす
記録した相談は、対応して終わりではありません。同じ記録が「議会質問の根拠」「相談者への報告」「日々の発信ネタ」の3つに変わります。
議会質問へ
同種の相談が複数件たまったら、それは個別案件ではなく政策課題です。「〇件の相談が寄せられている」は一般質問の最も強い根拠になります。
相談者への経過報告へ
「あの件、いま担当課に確認中です」の一言を送るだけで、相談者はあなたの支持者になります。記録があれば1分で書けます。
発信へ（個人を特定させずに）
「こんな声をいただき、動いています」という投稿は、議員が働いていることが最も伝わる発信です。地名・時期・属性をぼかして一般化するのが鉄則です。
個人情報の扱い：3つの原則
住民相談には病歴・生活状況などの要配慮個人情報が含まれることがあります。最低限、次の3原則を守ってください。
① 記録は本人・スタッフ以外が見られない場所に保管する（誰でも開ける共有ノートやグループLINEは不可）
② 発信・質問に使うときは個人が特定できない形に必ず一般化する
③ 相談者の連絡先を選挙・後援会など相談対応以外の目的に使わない
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PolicyMateの住民相談管理は、この5項目の記録・放置案件の可視化・「議会質問／報告文／発信文」へのワンクリック変換までを一つにした機能です。
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