GUIDE
相談者への説明ひな形
住民相談を記録・管理する際、相談者の方に何をどう伝えればよいか。 そのまま使える口頭説明の文例と、事務所に置ける掲示・配布用の文面をご用意しました。
なぜ説明が要るのか
相談内容には、病気やお金、家庭の事情といった要配慮個人情報が含まれることがあります。 相談の場でご本人が自ら語る内容については同意があると考えられますが、ご家族など第三者の事情や、外部サービスに保存され文書作成時に米国のAIサービスへ送信されることにまで 黙って同意が及ぶかは、はっきりしません。ここを埋めるのが説明です。 本ページは一般的な考え方のご紹介であり、個別の事案についての法的助言ではありません。
説明に入れる5つの要素
相談内容を記録すること
記録は外部のクラウドサービス（米国事業者を含む）に保存されること
文書作成の支援のためAIサービス（米国）に内容が送信される場合があること、AIの学習には使われないこと
閲覧できるのは議員本人であること
記録の訂正・削除を求める方法（議員への申出）
口頭でお伝えする場合（相談の冒頭で30秒）
お話をうかがう前に、記録についてひとことだけお伝えします。 いただいたご相談は、後の対応のために記録として残させていただきます。記録はパソコンで管理していて、保存先には海外の事業者のサービスも含まれます。 また、議会での質問やお返事の文書を作るときに、AIのサービスに内容を送って下書きを作ることがあります。このAIには学習に使わない契約をしていますので、いただいた内容が他の目的に使われることはありません。お名前やご連絡先は、あなた宛てのお手紙の宛名として必要な場合を除いて、送らない仕組みにしています。 記録を見られるのは私だけです。内容を直してほしい、消してほしいということがあれば、いつでもおっしゃってください。 このかたちで記録させていただいてよろしいでしょうか。
ご家族など第三者の事情をうかがう場面では、「ご家族のことも記録に残りますが、よろしいですか」と一言添えると確実です。
事務所に掲示・配布する場合
【ご相談の記録について】 いただいたご相談は、その後の対応のために記録として保存し、私（担当議員）が管理します。 ・記録を閲覧できるのは、ご相談をお受けした議員本人です ・記録は外部のクラウドサービス（米国の事業者を含みます）に保存されます ・議会質問やお返事の文書を作成する際、内容がAIサービス（米国）に送信されることがあります。送信された内容がAIの学習に使われることはありません ・お名前・ご連絡先は、あなた宛ての文書の宛名として必要な場合を除き、AIサービスへは送信されません ・記録の開示・訂正・削除をご希望の場合は、いつでも当事務所へお申し出ください 保存先の国の名称や、そこで講じられている措置について詳しくお知りになりたい場合も、お気軽にお尋ねください。 〔議員名／事務所名〕 〔連絡先〕
〔 〕内はご自身の情報に差し替えてお使いください。A5程度に印刷して相談机に置くか、事務所の壁に掲示する使い方を想定しています。
補足
同意書に署名をもらう必要はありますか？
法律上、書面での同意が必ず必要というわけではありません。口頭での説明と了解で足りると考えられますが、説明したという事実が後から確認できる形にしておくと安心です。掲示・配布用の文面を渡したうえで口頭でも触れる、という二重の形をおすすめします。
説明を忘れて記録してしまいました
次にお会いしたときや連絡を取る際に説明し、了解をいただければ問題になりにくいと考えられます。ご本人が望まない場合は記録を削除してください。相談記録は画面から個別に削除できます。
PolicyMate側はどう扱っていますか？
相談記録は、保管・表示と、ご本人（議員）の指示に基づく文書生成のためだけに取り扱います。AIの学習、生成精度の向上、サービス改善、統計作成には一切利用しません。詳しくはプライバシーポリシー第5項と、データの取扱いについてのページをご覧ください。
あわせて読む
相談の記録から、議会質問・回答文・発信文の下書きまで。まずは無料でお試しいただけます。
無料で始める