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後援会名簿の管理方法
後援会名簿は、議員の活動を長く支えてくれた人たちの記録です。 ところが実際には、Excel・紙・スタッフの記憶に分かれていて、担当が替わると消えてしまうことも少なくありません。 名簿を1か所にまとめ、続けて使える形にするための手順をまとめました。
この記事の要点：名簿の価値は一覧ではなく活動の履歴にあります。 記録するのは事実だけにし、メールは同意した方にだけ送ります。
Excelや紙から移す手順
1. 今ある名簿を1か所に集める
Excel、紙の入会申込書、名刺、スマートフォンの連絡先に分かれていることが多いはずです。まず一覧に並べ、同じ人が重複していないかを見ます。
2. 列をそろえる
氏名・ふりがな・住所・電話・メール・地区・入会日・紹介者・メモのように、全員に共通の列を決めます。入っていない欄は空欄のままで構いません。
3. 地区とタグを付ける
地区は住所から機械的に決まるもの（町名や小学校区）にします。タグは「後援会役員」「行事の手伝い」のように、記録できる事実で付けます。
4. 活動を記録する
会った、電話した、行事に来てくれた、といった出来事を日付つきで残します。名簿は一覧よりも、この履歴の積み重ねに価値が出ます。
5. 案内メールの同意を記録する
メールで行事の案内を送ってよいかは、一人ずつ同意を確かめて記録します。同意の記録がない方には送りません。停止の申出があれば、すぐに止めます。
名簿で扱わないほうがよいこと
支持の度合いや見込みで並べない
「A・B・C」のような支持のランク、得票の見込み、地域の情勢の評価は、名簿の項目にしないほうが安全です。並べ替えや絞り込みは、地区・日付・区分といった記録した事実で行います。
出所の分からない名簿を混ぜない
他の団体から入手した名簿や、名簿業者から購入した名簿を取り込むと、本人が想定していない使い方になります。自分または後援会が、本人から直接受け取ったものだけにします。
同意のない相手にメールを送らない
名簿に載っていることと、案内メールを受け取ることへの同意は別です。同意の欄が空の方には送りません。
名簿管理ソフトを選ぶときの観点
- 今のExcelをそのまま取り込めるか。列の並びを作り直さないと入らない道具は、移行で止まります。
- 地図をどこまで使うか。住宅地図と連動する道具もあれば、一般の地図で訪問の順番を決める道具もあります。戸別に回る比重で選びます。
- スタッフとの分担と権限。誰が見られて、誰が書き出し・削除できるかを分けられるかを確かめます。
- やめるときに持ち出せるか。名簿をCSVなどで書き出せるかを、使い始める前に確かめます。
参考までに、PolicyMateの事務所プランでできることと、できないことを書いておきます。
- ExcelやCSVの名簿を取り込めます。列の対応は自動で推測し、取り込む前に確認できます。すでに名簿にいる方は取り込み時に除き、重複の候補は一覧で確かめられます。
- 地区とタグで絞り込み、一人ずつ活動を記録できます。名簿はCSVで書き出せ、A4・12面のラベル用紙に宛名を印刷できます（同じ住所の方は1枚に）。
- 訪問先の住所を一般の地図に落とし、移動の短い順に並べて予定に登録できます。ピンは最後に会ってからの日数で色分けされます。住宅地図との連動はありません。
- 案内メールは、同意を記録した方にだけ送れます。出欠の回収と配信停止もメールのリンクで完結します。
- スタッフは記録と下書きまでで、書き出し・削除・送信は議員本人だけです。名簿はAIに渡しません。
- 支持のランク付けや得票・情勢を扱う機能は、意図的に設けていません。
名簿に載せる方には、何に使い、どこに保管し、どう止められるかを伝えておきます。 入会申込書に添える一文や口頭の文例は、後援会名簿の説明ひな形にまとめています。選挙が近い時期の連絡は、内容と方法によって公職選挙法の規制がかかるので、選挙管理委員会にご確認ください。
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