ガイド
後援会名簿の説明ひな形
後援会員や知人の連絡先を名簿として管理するとき、ご本人に何をどう伝えればよいか。 入会申込書に添える一文、ご紹介で知り合った方への口頭の文例、案内メールの同意の取り方の3形態をご用意しました。
なぜ説明が要るのか
後援会に入っているという事実は、ご本人の信条に関わる情報として扱われることがあります。 入会申込書でご本人が自ら書いてくださる場合は同意がありますが、ご紹介で知り合った方は、名簿に載っていること自体をご存じないのが普通です。 また、案内メールを送ってよいかどうかは、名簿に載せてよいかどうかとは別の同意です。 「いつ・誰が・どのように同意を得たか」を名簿に残しておくと、配信停止のお申し出や苦情のときに説明できます。 本ページは一般的な考え方のご紹介であり、個別の事案についての法的助言ではありません。
説明に入れる5つの要素
名簿に記録すること（氏名・住所・連絡先）と、何に使うか（活動報告・行事のご案内・連絡）
記録は外部のクラウドサービスに保管されること（データは国内に保存されるが、米国の事業者を含む）
行事の案内メールは、同意した方だけに送ること。いつでも止められること
記録を見られるのは、議員本人と事務所のスタッフであること
訂正・削除の方法（議員または事務所への申出）
A. 後援会の入会申込書に添える一文
入会時。申込書の末尾に印刷しておく
ご記入いただいた氏名・住所・連絡先は、後援会の活動（活動報告・行事のご案内・連絡）のために、後援会および議員本人と事務所のスタッフが利用します。記録は外部のクラウドサービス（データは国内に保存されますが、米国の事業者を含みます）に保管します。AIの学習には使いません。 行事のご案内をメールで受け取ることに同意される方は □ にチェックをお願いします（いつでも停止できます）。 記録の訂正・削除は、いつでも事務所にお申し出ください。
B. 知人・ご紹介の方への口頭の文例（初回にお会いしたとき）
紹介で知り合った方は、名簿に載っていること自体をご存じないのが普通です。最初にひとこと
○○さんからご紹介いただいたので、お名前とご連絡先を私の後援会の名簿に記録させていただいてもよろしいでしょうか。 活動報告やお知らせをお送りするためで、それ以外には使いません。記録は事務所で管理する外部のサービスに保存しています。 もし記録をやめてほしいときは、いつでも私か事務所にお申し付けください。
C. 案内メールの同意を取るとき（口頭またはメール）
メールでの案内は、ご本人の「送ってよい」があってから。日付と方法を名簿に残す
市政報告会や後援会の集いのご案内を、メールでお送りしてもよろしいでしょうか。 ご案内のメールには毎回、配信停止のリンクを付けますので、いつでも止められます。
気をつけること
文例に「選挙」「投票」の語を入れない
名簿は政治活動（後援会活動）のためのものです。案内や説明の文面に投票の依頼が混ざると、文面そのものが事前運動の証拠になる方向に働きます。活動報告・行事のご案内・連絡、という用途だけを書いてください。
他の団体の名簿を転用しない
町内会・同窓会・業界団体などの名簿を、ご本人の同意なく後援会の名簿に取り込むことはできません。名簿業者から購入した名簿も同様です。名簿に載せてよいか、ご本人に確認してから記録してください。
宗教・病歴・思想などを名簿に書かない
タグやメモは自由に書けますが、ご本人の要配慮個人情報（宗教、病歴、障害、思想など）は記録しないでください。記録の目的（活動報告・行事のご案内・連絡）に必要ありません。
案内メールの同意は、方法と日付を残す
「口頭で・いつ・誰が」でかまいません。名簿に残しておくと、配信停止や苦情のときに説明できます。配信停止のお申し出は、その場で名簿の「送ってよい」を外します。